二．先进的管理理念和规范的管理机制相结合
现代化设备在各类楼宇中的大量使用，使物业管理企业在设备管理过程中产生了许多前所未有的新情况，给设备管理工作带来了一系列的新问题。
（1）现代化设备的使用可以获得高效率和高经济效益，但同时也导致了一些的严重后果：故障损失大，磨损腐蚀加快，严重污染环境和能源消耗大等。
（2）设备的投资和使用维护费用大量增加，迫切要求注重设备与设备管理的经济效果。
（3）现代化设备的技术综合性强，全过程环节多，且相互影响，相互制约。因此，必须进行系统管理，确保服务体系的优化运转。
（4）使用现代化设备，岗位分工较细，经常是单工序操作，设备结构复杂，人的感官能力难以适应，因此，要求加强人机关系的研究，以保证人与设备的协调。针对上述现代化设备所带来的一系列新情况，新问题，传统的维修型设备管理方式越来越暴露出它的局限性。其局限性主要表现在：
（1）传统设备的大量工作集中在维修阶段，而较少注意设备全过程的管理，设备维修的目的只是为了保障服务的单一设备修复，本质是静态管理；在科技迅速发展的情况下，已经不能适应对现代化设备进行系统管理的要求。
（2）传统设备管理不能保证各个环节之间的有机联系。制造与使用分家，安装调试期与运行使用期脱节，不利于有效解决使用现代化设备所带来的新问题。
（3）传统设备管理在技术、经济、组织关系方面侧重技术管理，忽视经济管理，同时对组织管理工作不够重视。
（4）传统设备管理仍然停留在单纯配备服务的阶段，在企业转变为以经营为中心的情况下，不能为贯彻企业的经营方针目标及时提供技术，经济保证。
（5）传统设备管理只注重设备管理机构和专业人员的参加，没有把同设备有关的部门，人员组织协调起来。缺乏广泛的群众基础。
由于传统设备管理存在如此多的局限性，它以不能适应和满足在科学技术和商品经济迅速发展下，管理好现代设备的客观要求。其实归根结底是设备管理观念，组织建设和规范的管理制度建设及专业人才的培养，跟不上时代发展的步伐。成为制约设备管理发展的瓶颈。因此将先进的管理理念和规范的管理机制有机的结合在一起，积极地应用科学技术成果，对设备有效进行综合管理，才能充分发挥设备的效能。达到设备管理现代化是物业管理企业解决制约其发展的重要环节。
先进的管理理念就是树立设备综合管理的思想，明确设备管理在企业经营中的重要地位使它与企业管理系统的各个方面形成有机的结合。运用系统管理理论改变过去孤立的看待设备管理的观念，做到与企业管理现代化同步发展。
规范的管理机制，就是要按照物业管理的规模，考虑使用设备的数量，复杂程度和设备的集中程度，管理人员的业务水平，检修人员的技术力量和组织形式，结合物业的特性、功能及工作特点等各种因素，实事求是地设置设备管理机制。
一．建立完善的设备管理规章制度
规范的设备管理规章制度主要有以下几种：
1．设备管理岗位责任制度。
2．设备基础资料管理制度。
3．设备运行和维修管理制度。
4．设备检修制度。
5．固定资产管理制度。
6．培训教育制度。
7．特殊设备管理及应急制度。
8．各类机房、变配电室的出入登记制度等。
二．好设备管理的基础资料工作
基础资料工作是设备管理工作的根本因素，必须正确齐全。利用现代化手段运用电脑进行管理，使基础资料电子化、网络化、活化其作用。
主要应做好以下八方面的工作：
1．收集并整理好设备的原始档案及随机资料附件等。
2．建立设备卡片健全设备设施台帐。
3．建立设备概况，设计参数技术标准及简图，设备运行状况备品配件、维护保养和检修情况、设备大中修记录、设备事故记录，更新改造和移装记录，报废记录等各类技术登记薄。
4．收集汇总设备系统竣工图、系统图等各类图文资料。
三．确定设备管理目标
管好、用好、修好、调整好现有设备，提高设备的利用率及完好率，这是设备管理的根本目标。设备的使用及维修是设备管理的重要环节。设备技术性能的发挥使用寿命的长短，固然同设备的先天条件有关，但在很大程度上是取决于它的后天条件，即设备管理的好坏。如果一台设备能正确使用，精心维护保养，定期检查修理，就能保持设备的完好，延长设备的使用寿命；相反，如果使用不当，就会降低设备的有效利用率，缩短设备的使用寿命严重时还会引起设备事故，造成设备的损坏或报废。因此确定设备管理目标应该从以下三方面定位：
1．订立设备管理的质量方针
质量方针的订立应该建立在以用户为关注焦点的法规上，设备管理运行的好坏直接与用户高效办公效率挂钩。因此，我们在进行设备管理时应该以设备的完好程度为重，以用户的感受至上。
2．完善设备的有效利用率根据统计，设备事故大多是由于操作使用不当造成的。由于操作使用不当，设备没有正确的维护保养，设备必然很容易陈旧老化，设备的故障及检修也逐步趋向频繁，花费在排除故障及计划检修（抢修）的时间也增多，设备有效工作时间减少，设备停机或无效工作越来越多，势必会大大降低设备的有效利用率。但是任意削减必要的维护保养时间和维修资金来提高有效利用率也是不可取的。任意加大设备的运载能力，使设备长时期超负荷运行也不是不行，长时间这样“拼设备”势必加剧设备的损坏直至报废。另外，采用大马拉小车的现象在现代楼宇中屡见不显，这种做法势必会造成能源的极度浪费也是不可取的，应尽快更换或改造此类设备，保证设备的有效利用率。
3．保证设备的完好率
设备的完好与否是通过检查来评定的。行业的不同评定的标准不同。一般的完好标准为：
（1）零部件完整齐全，符合质量要求及安全要求
（2）设备运转正常、性能良好，功能达到规定要求。
（3）设备技术资料及运转记录齐全。
（4）设备整洁，无跑冒滴漏现象。
（5）防冻、保温，防腐等措施完整有效。
评定为不完好的设备应针对问题进行整改，经过维护、维修，消除不完好的因素，升级为完好设备。
如果经过维修，仍无法达到完好的设备，应加以改造或做报废处理，不能使其长期处于不完好状态。
四．加强培训教育工作，做到专业管理同企业管理相结合
显然只有将先进的管理理念渗透到设备管理各个环节，并同规范的管理机制有效结合起来，设法提高资金的合理利用程度，才是设备管理现代化，科学化的关键。
五．现代化设备管理应具备的基本条件
（一） 建立设备动态管理组织和变通的管理制度。
根据设备管理现代化的要求，不断调整和改革设备管理与维修组织机构，修订并完善规章制度。建立与设备综合管理理念相适应的全员设备管理组织机构，强化专群结合的班组设备管理。健全设备前期管理、状态维修、改造更新和奖惩制度以适应设备管理变化创新的需要。
（二）采用先进的管理方法推广应用设备诊断技术，从状态维修向预知维修发展，提高预期维护设备的能力，应用网络技术组织关键设备的大修工作，达到缩短修理工期和维修费用、资源优化的目的以提高设备的寿命周期各个环节的经济性。
（三） 使用先进的设备管理工具
根据需要积极推广使用先进的设备管理工具，提高设备管理工作的效率和质量。如应用电脑提高设备信息管理水平采用先进的设备诊断仪器对连续运行的精、大、稀、关设备进行自动检测和控制，在设备修理中采用各种精密检测器具以提高修理精度等。如今，物业管理企业的迅猛发展，物业建设的科技含量在迅速上升，设备升级更新的频率逐步加快，网络化、智能化管理服务已经成为当前物业管理企业竞争致胜的关键筹码。为保证在激烈的竞争中具有较强的应变能力，就必须把握好设备管理的先进技术及变化的脉搏，采用前沿的设备管理经验，使物业管理企业立于不败之地。